17. April 2024
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ibrary
Essentials

In der Ausgabe 2/2024 (März 2024) lesen Sie u.a.:

  • „Need to have”
    statt „nice to have”.
    Die Evolution
    der Daten in der Forschungsliteratur
  • Open-Access-Publikationen: Schlüssel zu höheren Zitationsraten
  • Gen Z und Millennials lieben
    digitale Medien UND Bibliotheken
  • Verliert Google seinen Kompass?
    Durch SEO-Spam werden
    Suchmaschinen zum Bingospiel
  • Die Renaissance des gedruckten Buches: Warum physische Bücher in der digitalen Welt relevant bleiben
  • KI-Halluzinationen: Ein Verwirrspiel
  • Die Technologie-Trends des Jahres 2024
  • KI-Policies und Bibliotheken: Ein globaler Überblick und Handlungsempfehlungen
  • Warum Bücherklauen aus der Mode gekommen ist
u.v.m.
  fachbuchjournal
Ausgabe 6 / 2023

BIOGRAFIEN
Vergessene Frauen werden sichtbar

FOTOGRAFIE
„In Lothars Bücherwelt walten magische Kräfte.“
Glamour Collection, Lothar Schirmer, Katalog einer Sammlung

WISSENSCHAFTSGESCHICHTE
Hingabe an die Sache des Wissens

MUSIK
Klaus Pringsheim aus Tokyo
Ein Wanderer zwischen den Welten

MAKE METAL SMALL AGAIN
20 Jahre Malmzeit

ASTRONOMIE
Sonne, Mond, Sterne

LANDESKUNDE
Vietnam – der aufsteigende Drache

MEDIZIN | FOTOGRAFIE
„Und ja, mein einziger Bezugspunkt
bin ich jetzt selbst“

RECHT
Stiftungsrecht und Steuerrecht I Verfassungsrecht I Medizinrecht I Strafprozessrecht

uvm

Digitale Hochschulverwaltung: Kendox realisiert
„elektronische Studierendendossiers“ für die ZHAW

Studierendenverwaltung «goes digital»! Der Schweizer Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox AG unterstützt die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bei der Digitalisierung sämtlicher papierbasierter Prozesse und Dokumente rund um die Hochschulzugehörigkeit ihrer Studierenden. An der ZHAW mit Standorten in Winterthur, Zürich und Wädenswil lernen über 13.000 Studierende und 7.500 Weiterbildungsteilnehmende an acht Departementen. Durch die Automatisierung der administrativen Prozesse von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation hilft Kendox der Fachhochschule nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die bessere Einhaltung von Richtlinien zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten sicherzustellen.

Um die Digitalisierung voranzutreiben, hatte sich die ZHAW im Frühjahr 2019 entschieden, die bestehenden Prozesse und Ablagen rund um die Studierenden zu digitalisieren und sie innerhalb von „elektronischen Studierendendossiers“ aufzubewahren und zu verwalten. Aufgrund der hohen Zahl an Studierenden und der damit verbundenen Menge an Dokumenten, wurde eine öffentliche Ausschreibung gestartet. Den Zuschlag für das Projekt zur „Einführung einer konfigurierbaren Standardsoftware zur Führung eines elektronischen Studierendendossiers“ hat nach einem 6-monatigen, öffentlichen Verfahren die Kendox AG erhalten. Mithilfe seiner DMS/ECM-Plattform auf der Basis von Kendox «InfoShare» erreichte der Softwareanbieter die höchste Punktzahl aller Anbieter und erfüllte so am besten die Anforderungen des Pflichten- und Kriterienkatalogs der Hochschule bezüglich DMS und Studierendendossier.

Mit der Einführung des elektronischen Studierendendossiers möchte die ZHAW vor allem folgende Zielsetzun-gen realisieren: eine systematische, rechtskonforme und rechtssichere Archivierung der Dokumente, die Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit, die Senkung der Archivierungskosten sowie eine Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Prozessen in der Administration.

In der von Kendox implementierten Applikation werden über sämtliche Prozesse des studentischen Lebenszyklus alle relevanten Dokumente der ZHAW-Studierenden in den Leistungsbereichen Studium und Weiterbildung abgebildet – von der Anmeldung über die Immatrikulation, den Studienverlauf, bis hin zur Exmatrikulation sowie der Archivierung der Dokumente. Eine wichtige Anforderung war deshalb die nahtlose Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die Schuladministrationssoftware «CLX.Evento» sowie in Microsoft Office bzw. Microsoft Outlook.

„Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile. Kendox hat uns als Anbieter vor allem aufgrund der guten Integrationsmöglichkeiten seiner Lösung überzeugt“, erklärt Nina Fischer, die verantwortliche Projektleiterin bei der ZHAW.

Die zentrale Komponente der Lösung bildet der Kendox InfoShare Server. Dort werden alle Dokumente indexiert und in elektronischen Dossiers rechtskonform abgelegt. Die Integration in die Applikationslandschaft der ZHAW ermöglicht es, die bei der ZHAW im Einsatz befindliche Schuladministrationssoftware «CLX.Evento» anzubinden. Berechtigte Nutzer können via CLX.Evento oder direkt über den DMS/Archiv-Client auf die Dossiers zugreifen. Physische Dokumente werden über spezialisierte Scanning-Stationen mit der Kendox Software «Kendox Scan» digitalisiert und im InfoShare Server abgelegt. Des Weiteren können Endanwender Dokumente direkt aus Office-Anwendungen sowie anderen Applikationen ablegen.

Mit dem «Mobile Web Client» (MWC) von Kendox steht allen Nutzern eine moderne, universelle Mobil- und Web-Anwendung zur Verfügung, die mit Responsive Design (automatischer Anpassung an das jeweilige Geräteformat) und Touch-Bedienung den Anforderungen an die Verfügbarkeit von Dokumenteninformation sowie der Integration mit anderen Web-Anwendungen entspricht. Auf dieser Basis hat die Kendox AG ein standardisiertes Studierendendossier präsentiert, welches unter anderem bereits erfolgreich bei der Hochschule Luzern, der Universität Luzern sowie bei den Hochschulen Nordostschweiz eingesetzt wird.

www.kendox.com