– 17. März 2015 –

Vor dem Erfolg kommt die Arbeit

Ein Bericht vom Fachsymposium der Hochschule der Medien Stuttgart

Helga Bergmann

Unter dem Titel „Forschung für die Praxis – Perspektiven für Bibliotheks- & Informationsmanagement“ fand am 5. Dezember 2014 an der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) ein Fachsymposium¹ statt. Anlass war der Campus-Kick-off, mit dem die HdM ihr neues Gebäude auf dem Hochschulcampus in Stuttgart Vaihingen offiziell einweihte. Die im Neubau eingerichtete Bibliothek ist nicht nur Bindeglied zwischen den beiden Gebäuden der HdM, sie ist vor allem ein überzeugendes Beispiel, wie „Informations- und Wissensräume der Zukunft“, einer der vier Themenblöcke des Fachsymposiums, gestaltet werden können.

Design trifft auf Funktionalität

Die neue Bibliothek, die sich großzügig über zwei Etagen erstreckt, ist klar strukturiert, offen und durch den Wechsel von warmen Rottönen und monochromen Flächen einladend. Hier findet der Bibliotheksnutzer sowohl Ruhe zum Lernen als auch Raum für Kommunikation. Die Bibliotheksausstattung reflektiert das moderne Lernverhalten: Sie bietet klassische Einzel- und PC-Arbeitsplätze für individuelles, konzentriertes Lernen, gemütliche Lounge-Bereiche für Kommunikation sowie offene und flexible Arbeitsflächen für Arbeiten in kleinen Teams oder größeren Projektgruppen. Ideengeber für die Bibliotheksgestaltung und -ausstattung waren im LearnerLab erarbeitete und wissenschaftlich erforschte Szenarien für zukunftstaugliche Lernwelten. Dazu Prof. Dr. Richard Stang (HdM): „Das Lernen verändert sich. Es müssen nicht nur didaktisch-methodische Konzepte gestaltet werden. In verstärktem Maß geht es auch um die Verknüpfung virtueller und realer Lerninfrastrukturen sowie um die Gestaltung realer Lernsettings. Trotz digitaler Optionen nimmt die Bedeutung physischer Lernräume zu.“

An der Hochschule für Medien wurden bereits 2011 Konzepte für flexible Lernrauminszenierung entwickelt, die die Studierenden im LearnerLab ihren individuellen Lerngewohnheiten anpassen konnten. Die Lernszenarien wurden wissenschaftlich erforscht und führten zur Entwicklung neuer Funktionsmöbel, die den Interessen der Bibliotheksnutzer gerecht werden. Stang weiter: „Die gewonnenen Erkenntnisse werden nicht nur für die Hochschulen, sondern auch für die Erwachsenenbildung, für Bibliotheken und zunehmend auch für Unternehmen genutzt. Die Hochschule der Medien übernimmt auf diesem Gebiet eine Vorreiterrolle.“

In je zwei parallel durchgeführten Foren wurden Themen aus den Forschungsschwerpunkten der HdM behandelt. Zu jedem Thema gab es eine Keynote von einem externen Referenten und Beiträge von Vertretern der HdM.

Forum: Informations- und Wissensräume der Zukunft²

Der niederländische Vordenker in Sachen Zukunftsbibliothek Rob Bruijnzeels, Ministry of Imagination, beschäftigte sich in seiner Keynote mit der Anforderung an Bibliothekare, Informations- und Wissensräume zu gestalten. Weil lebenslanges Lernen eine gesellschaftliche Notwendigkeit geworden sei, müssten Bibliotheken ihr Spektrum der Lerndienstleistungen erweitern, erklärte Stang in seinem Beitrag. Gelöst werden muss neben der Frage, wie Lernumgebungen zur Förderung von Lernenden gestaltet sein sollten, auch die Frage, wie Bibliotheken die Aneignungsprozesse der Lernenden gestalten. Dass auch im digitalen Zeitalter das Lernen in Bibliotheken im Trend ist, betonte Prof. Dr. Martin Götz (HdM) in seinem den Themenblock abschließenden Beitrag. Vor allem wissenschaftliche Bibliotheken seien hier gefordert, konzeptionell und gestalterisch zu reagieren, damit die Bibliothek zum individuellen Lernort werden kann. Moderiert wurde dieses Forum von Oliver Kohl-Frey, stellvertretender Direktor der Universitätsbibliothek Konstanz.

Forum: Modernes Metadatenmanagement

Bibliotheken müssen „Sachwalter der Offenheit“ werden, wenn sie in der virtuellen Welt der Nutzer bestehen wollen, mahnte der Keynotesprecher dieses Forums, Dr. Jens Mittelbach, Leiter der Abteilung Benutzung und Information der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek (SLUB) Dresden. In seinem Vortrag „Modernes Datenmanagement: Linked Open Data und die offene Bibliothek“ sagte er, Offenheit bedeute freie Inhalte, also auch offene Daten und quelloffene Software, offene wissenschaftsdienliche Infrastrukturen und offene wissenschaftliche Prozesse.

Um dies zu realisieren, reichten die zur Verfügung stehenden Instrumente nicht aus: Proprietäre Softwaresysteme könnten nicht mit der technologischen Entwicklung Schritt halten und die Daten seien in Daten-Silos verschlossen. Die Lösung, so Mittelbach, seien „Linked (Open) Data“ mit dem Potenzial, semantisch auf der Grundlage von Ontologien verknüpfte Informationseinheiten zu generieren, wodurch Information zu Wissen und Informationsgewinnung zur Wissensexploration werde.

Datenmanagement sei in Zukunft Datenintegration, bei der alle Informationen ohne Verlust zusammengeführt werden. Die bestehenden Discovery-Systeme leisten das nur ansatzweise, urteilte Mittelbach. Datenintegration müsse von Domänenexperten geleistet werden. Mittelbach forderte dazu auf, auf Grundlage von Open-Source-Software offene Infrastrukturen aufzubauen. An der SLUB Dresen wurde in Zusammenarbeit mit der Avantgarde Labs GmbH dafür die Open-Source-Datenmanagement-Plattform D:SWARM entwickelt, die als Middleware konzipiert ist. Zur D:SWARM Community gehören die UB Leipzig, die UB Dortmund, die Viadrina und das Metafacture-Team der Deutschen Nationalbibliothek (DNB). Mittelbach lud ein, D:SWARM unter demo.dswarm.org zu testen. Eine Dokumentation findet sich auf Github.com/dswarm.

Der RDA-Umstieg in Deutschland – Herausforderungen für das Metadatenmanagement

Aufgrund des Regelwerksumstiegs auf Resource Description and Access (RDA) werden sich Ende 2015 mit einem Schlag alle vorhandenen Datensätze in deutschen Katalogen in „Altdaten“ verwandeln. Eine maschinelle Umsetzung habe durchaus Tücken und erfordere viel intellektuelle Vor- und Nacharbeit, so die Warnung von Prof. Heidrun Wiesenmüller (HdM). Einen Katalogbruch könne man sich nicht leisten. Auch sei es kaum möglich, Normdaten, fortlaufende Ressourcen und Monografien bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nach den RAK-Regeln für die alphabetische Katalogisierung zu katalogisieren und danach in RDA. Eine zusätzliche Schwierigkeit sei, dass RDA eher inhaltlich-intellektuelle Kriterien erfordere und nicht die eher formalen nach RAK. Es gelte dann zu entscheiden, welche Datensätze ein Upgrade erhalten sollen.

Für Wiesenmüller ist die Umsetzung immer dann notwendig, wenn es um Datensätzen geht, die für die Recherche von Bedeutung sind. Die Schwierigkeiten bei der maschinellen Umsetzung belegte Wiesenmüller mit Beispielen: So kann das pauschale Auflösen von Abkürzungen zu Fehlern führen, nicht erfasste Informationen können nachträglich kaum ergänzt werden und die Einführung neuer Elemente wie z. B. Inhaltstyp (content type) in RDA erfordert die Auswertung zusätzlicher Informationen, genaue Datenanalyse und gute Regelwerkskenntnisse. Weitere Probleme entstehen, wenn es sich um Bildbände, im Team erarbeitete Werke mit mehr als drei Verfassern oder mit sichtbar getrennten Textanteilen handelt. Denn RDA definiert ein Werk über den ersten geistigen Schöpfer in Verbindung mit dem Titel.

Probleme bereitet es auch, wenn von einem Werk unterschiedliche Formate existieren, also gedrucktes Buch, e-Book und Hörbuch, denn RDA hält keine Sonderregeln für Nicht-Buchmaterialien bereit. Selbst bei den Normdaten gibt es Schwierigkeiten, obwohl sie mit der Gemeinsamen Normdatei (GND) bereits weitgehend an RDA angepasst sind. Das sei z. B. der Fall bei untergeordneten Körperschaften, bei denen eine Unterscheidung zwischen selbständiger und unselbständiger Körperschaft getroffen werden müsse.

Nächstes Problem: Bei Autoren, die unter ihrem eigenen Namen und einem Pseudonym schreiben, sieht RDA getrennte bibliographische Identitäten vor. Hier müssen die Datensätze auseinandergezogen werden, was maschinell nicht möglich ist. Eine maschinelle Unterstützung ist hingegen bei der Zuordnung der Titel zum richtigen Normdatensatz möglich; sie erfordert drei Schritte: das Clustern von Werken, das Auswerten von Verantwortlichkeitsangaben und das Zuordnen der Cluster. Viele einzelne Schritte und ein erheblicher Zeitaufwand seien, so Wiesenmüller, notwendig, um die Upgrades zu realisieren. Daher müsse geprüft werden, ob kooperative Lösungen machbar sind und ob geeignete Tools zur Verfügung stehen.

Cloud Computing für die Verarbeitung von Metadaten

Bibliothekare haben es heute mit einer Fülle von Formaten, Regelwerken, Datenquellen und mit mehreren Datenempfängern zu tun. Die Herausforderung bestehe in der Komplexität der Datenverarbeitung und der Datenmenge von beispielsweise mehreren zehn Millionen Einträgen nur für die lizensierten Medien und mehreren hundert Millionen Einträgen für freie, nicht-lizensierte Einträge, erklärte Prof. Magnus Pfeffer (HdM). Die Datenverarbeitung an die IT-Abteilung abzuschieben sei keine Lösung. Aus einer Vielzahl neuer Programme zur Herstellung von Linked Data stellte er drei Werkzeuge vor: Das im Rahmen des Projekts Culturegraph entwickelte Metafacture sowie Catmandu und D:SWARM. Bei den Cloud-basierten Dienstleistungen sind laut Pfeffer Einzelanwendungen wie Dropbox, Google Mail oder Microsoft Office 365 für Bibliotheken nicht zielführend, da sie für die Metadatenverarbeitung noch nicht nutzbar sind. Aktuelle Projekte für die Datenaggregation beschäftigten sich mit dem Sammeln von Open-Data Metadatenpaketen, der dokumentierten Ablage in Cloud-Speicherdiensten und der Bereitstellung in verschiedenen Dateiformaten, um Doppelarbeit zu verhindern und in virtuellen Servern eine einfache Nachnutzung zu ermöglichen. Als vielversprechenden Ansatz eines Software-as-a-Service-Angebots im Bereich Metadatenmanagement hob Pfeffer D:SWARM hervor.

Die Moderation des Forums hatte Dr. Christiane Spary, Leiterin der Pädagogischen Hochschulbibliothek Ludwigsburg.

Forum: Qualitätsmanagement und Organisationentwicklung

Die Staatsbibliothek zu Berlin Preußischer Kulturbesitz will als größte wissenschaftliche Universalbibliothek im deutschsprachigen Raum Kompetenzzentrum für die geistes-, rechts- und sozialwissenschaftliche Forschung werden, erklärte ihre Generaldirektorin Barbara Schneider-Kempf in ihrer Keynote „Mit Qualität und Strategie: Die Staatsbibliothek zu Berlin auf dem Weg in die Zukunft“. Dazu wurde 2011 ein breit angelegter Organisationsentwicklungsprozess, ein CAF-Prozess³, mit den zentralen Bausteinen Qualitätsmanagement und Strategieentwicklung in Gang gesetzt.

In die Bildung des Projektteams wurden die verschiedenen Bereiche der Bibliothek wie Bestandsaufbau, Benutzung oder Sonderabteilungen mit einbezogen. Eine externe Moderation begleitete die ersten Sitzungen aller Teams, das Strategie-Projektteam wurde in der 1. Phase (etwa zehn Sitzungen lang) begleitet. Am Ende der 1. Phase lag ein Entwurf vor, der intern in Abteilungsleitungssitzungen und extern der Bibliothekskommission zur Diskussion gestellt wurde. In der externen Kommission waren u.a. die Bayerische Staatsbibliothek, die Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar, die TIB Hannover und die Deutsche Forschungsgemeinschaft vertreten.

In dem gut einjährigen Prozess wurde um Inhalte, Ziele und Schwerpunkte gerungen. Das Ergebnis: Die Strategie beruht auf fünf Säulen, nämlich „Sammeln und Bewahren“, „Erschließen und Erforschen“, „Vernetzen und Vermitteln“, „Bauen und Gestalten“ und „Organisieren und Kommunizieren“. Der Entwurf, der dem Stiftungsrat Preußischer Kulturbesitz als obersten Gremium zur Billigung vorgelegt wird, beinhaltet unter dem Claim „Für Forschung und Kultur – 2015 bis 2020“ 20 Ziele und etwa 40 Maßnahmen zu den fünf Handlungsfeldern. Bis der Stiftungsrat im Juli 2015 tagt, erfolgt eine Priorisierung der Maßnahmen auf etwa zehn sowie die eingehende Information der Mitarbeiter in Informationsveranstaltungen und Workshops.

Qualität und Strategie – Vor der Zukunft kommt die Arbeit:
Managementinstrumente für Bibliotheken

„Ausgezeichnete Bibliothek“ ist das zentrale Forschungs- und Entwicklungsprojekt des Instituts für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung in Bibliotheken und Hochschulen (IQO) der HdM und gleichzeitig das Zertifikat, das Bibliotheken für die Durchführung des Qualitätsmanagements des IQO erhalten. Produkt- und Dienstleistungsqualität führt zu Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und Erfolg – das gilt für Unternehmen und Bibliotheken gleichermaßen, erklärte Prof. Cornelia Vonhof (HdM). Dies sei auch die Motivation, sich um Qualitätsmanagement zu bemühen.

Damit Qualität entstehen kann, müssten zwei zentrale Fragen beantwortet werden: Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden und woran kann Qualität in der Bibliothek gemessen werden? Nach dem Qualitätsmanagement-Modell „Ausgezeichnete Bibliothek“ müssten Voraussetzungen erfüllt sein, die Vonhof in fünf Bausteine unterteilt: eine Führung, die die Richtung vorgibt (Baustein Führung), ein Ziel (Baustein Strategie und Planung), motivierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Baustein Personalmanagement), gute Partnerschaften mit Kunden, Kooperationspartnern und Lieferanten und zielführender Einsatz von Finanzen, Technologien und Gebäuden (Baustein Partnerschaften und Ressourcen) sowie gute Arbeitsabläufe, Dienstleistungen und Produkte sowie Einbringen von Innovationen (Baustein Prozesse).

Für die Erfolgsmessung seien folgende Aspekte wichtig: Zufriedenheit der Kunden und der Mitarbeiter, das Image in der Gesellschaft und die Leistungsergebnisse. Die Qualitätsmessung selbst erfolgt in zwei Schritten durch eine Selbstbewertung (systematische Stärken-Schwächen-Analyse durch Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Bibliotheksleitung) und eine externe Qualitätsprüfung (stichprobenartige Überprüfung der Ergebnisse der Selbstbewertung durch externe Auditoren der HdM). Die Selbstbewertung erfolgt nach dem PDCA-Zyklus (plan, do, check, act), der eine permanente Reflektion von Vorhaben, Ausführung und Ergebnis ermöglicht und bei konsequenter Anwendung zu einer kontinuierlichen Prozessverbesserung führt.

Im zweiten Teil ihres Vortrags, stellte sie zwei zur Umsetzung notwendige Instrumente vor: Partnerschaftsmanagement und Prozessmanagement. Die systematische Herangehensweise an die Fragestellung Partnerschaften wird durch einen Zyklus ermöglicht, der die Schritte „sondieren und aufbauen“, „umsetzen und leben“, „überprüfen und weiterentwickeln“ und „sichern“ enthält. Im Rahmen des IQO-Projekts wurden spezielle Werkzeuge entwickelt, die dabei helfen, die einzelnen Schritte im Bibliotheksteam zu diskutieren und bewusst anzugehen. Die grafische Darstellung einer solchen Analyse macht deutlich, welche Partner zum Leitbild der Bibliothek passen und welche nicht, sowie von welchen Partnerschaften die Bibliothek profitiert.

Das zweite Instrument, Prozessmanagement, trifft auf großes Interesse, weil sehr viele Bibliotheken in der augenblicklichen Situation ihre Arbeitsläufe einer systematischen Betrachtung unterziehen. Prozessmanagement ist, so Vonhof, elementar für jeden Organisationsentwicklungsprozess. Im IQO-Projekt wurde hierfür ein Schema entwickelt, das in vier Schritte untergliedert ist. Im Schritt 1 wird die Prozessarbeit vorbereitet mit den Aufgaben Projektorganisation, Rahmenbedingungen formulieren, Prozesse festlegen, Prozessverantwortliche benennen und Prozessteams bilden. Dieser Schritt ist, so Vonhof, auf einer sehr menschlichen Ebene zu verorten, denn es gibt wenig andere Themen, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so nahe kommen wie die Betrachtung der Prozesse. Im zweiten Schritt werden Prozesse erhoben und analysiert. Es geht um die Darstellung des Ist-Zustands, die Identifikation von Kunden und Ergebnissen sowie von Auftraggebern und Auslösern und schließlich die Analyse der Prozessausführung mit Herausarbeiten der Schwachstellen.

Im nächsten Schritt gilt das Augenmerk der Prozessgestaltung und dem Prozessdesign, einer Bewertung der Analyse mit Identifikation der Schwachstellen und der Entwicklung des Soll-Prozesses. Im vierten Schritt „Umsetzung und Controlling“ wird die Aufbauorganisation darauf hin überprüft, ob sie die neu designten Prozesse unterstützt und ein Plan festgelegt für die Implementierung und Kontrolle der neuen Prozesse. Zur Dokumentation gibt es zahlreiche grafische oder Software-gestützte Hilfsmittel. Zusätzlich sollten Bibliotheken ihre Prozesse auch verbal dokumentieren; die Erfahrung zeigt, dass diese dabei deutlich präziser ausfällt. Das Qualitätsmanagement-Projekt „Ausgezeichnet Bibliothek“ läuft in der Regel über drei Jahre. Das Feedback auf die Frage, was hat denn die Beschäftigung mit Qualitätsmanagement für das einzelne Mitglied im Bibliotheksteam gebracht, lautet nach Aussage von Vonhof in 98 Prozent der Fälle: Wir haben uns gemeinsam die Arbeitsabläufe angeschaut und sie verbessert.

Der Themenblock wurde von Klaus-Peter Böttger, Direktor der Stadtbibliothek Essen moderiert.

Forum Vermittlung von Medienkompetenz⁴

In update-Bibliotheken können TV-Serien und Filme entdeckt, kann gezockt, Musik gehört und natürlich auch gelesen werden, beschrieb Raphaela Müller das Medienkompetenz-Programm der Stadtbibliothek München. update bietet außerdem ein interessantes Programm aus Workshops, Lesungen, Filmreihen und Diskussionen zu aktuellen Themen und lädt Künstler und Künstlerinnen aus allen Kunstsparten ein.

Zum Thema „Lesen und digitale Medien in Kinderbibliotheken“ analysierte Prof. Susanne Krüger (HdM) aktuelle Projekte zur Vermittlung von Medienkompetenz an bildungsferne Kinder. Ausgangspunkt für die Forschungs- und Entwicklungsarbeit ist, dass Medienkompetenz als eine Schlüsselkompetenz im 21. Jahrhundert betrachtet und bewertet wird.

Peter Marus, Christina Reul und Richard Stang (alle HdM) präsentierten das Computerspiel Mexii, das vom Institut für angewandte Kindermedienforschung der HdM entwickelt wurde. Im Rahmen ihres Vortrags „KinderMedienWelten als Entwicklungsfeld für Medienkompetenz“ zeigten sie einen interessanten Ansatzpunkt, Medienkompetenz bei Kindern zu entwickeln.

Die Moderation hatte Thomas Rathgeb, Landesanstalt für Kommunikation Baden-Württemberg (LFK).

 

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Helga Bergmann-Ostermann
Medizinjournalistin, Dipl.-Übersetzerin
h.bergmann-ostermann@t-online.de

 

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Anmerkungen